La Caja Chica es un fondo de dinero que se destina para gastos menores o de menor cuantía, el objetivo de este es que en la empresa haya dinero disponible para los gastos de simple administración, por lo cual no sea necesario o amerite emitir cheques o transferencias de tipo de electrónica.
Algunos ejemplos de estos gastos son las dietas, compras en negocios pequeños, materiales de oficina y suministros en general.
El encargado o responsable del fondo tiene la responsabilidad de llevar un control de gastos, y para obtener un reembolso debe hacer entrega material de las facturas y los comprobantes de los desembolsos. A cambio de las facturas o los comprobantes, la administración repone los fondos.
Igualmente, la administración debe de establecer periodos de fiscalización o de arqueo; recomendamos enérgicamente que sea aleatorio para desalentar el fraude empresarial.
El responsable del fondo asimismo nunca debe tener acceso a los registros contables para evitar para evitar cualquier tipo de manipulación
Sumado a esto, el fondo fijo de caja chica nunca debe ser utilizado para hacer préstamos o pagar los salarios de los colaboradores
La caja chica, al ser un fondo en dinero, debe de tener un resguardo y tratamiento.
A los efectos, la administración tiene que designar una persona que se encargue del cuidado y control de esta. A dicho encargado se le conoce como custodio de caja chica.
