El Problema de la Caja Chica
En la gran mayoría de organización, sin importar su tamaño, se encuentra comúnmente un mismo problema: ausencia de caja chica. Y esto se debe generalmente a a falta de políticas claras para efectuar gastos, las entradas de dinero insuficientes y las salidas injustificadas impactan directamente a las finanzas de la organización.
A pesar de que la gestión de caja chica parece ser un asunto simple, el control y manejo de sus fondos muchas veces se escapa de las manos de dueños y administradores al no contar con las herramientas correctas para su gestión.
Uno de los temas que generalmente no se les da importancia en las organizaciones es el control de la caja chica precisamente por los montos que se manejan, que aparentemente son menores, pero que terminan siendo un rubro importante en el presupuesto anual de todas las organizaciones, incluyendo las pequeñas empresas que por su misma naturaleza se debe también optimizar los recursos. Ante esta poca importancia lo que nos encontramos es que no hay controles adecuados, información centralizada, no se sabe si se esta usando el dinero de forma adecuada, si no hay desvíos o abusos, si se esta utilizando para el beneficio de la empresa o si de ahí se están haciendo gastos que deberían presupuestarse de forma normal y asignarles una partida de supervisión, en la mayoría de los casos solo se reabastece el fondo fijo y se pierde de vista su utilización.
¿Quién es el que más gasta?
¿En que se gasta el fondo?
¿Se tienen los documentos de deducción de impuestos adecuados?
¿Para qué se esta utilizando el monto gastado?
¿En qué periodo y con qué frecuencia se gasta?
¿Se tienen periodos de comparación de gastos?
¿Cada cuándo se hace un corte de caja?
Estas son algunas de las preguntas que generalmente no se les tiene la respuesta o se tarda uno mucho en obtener dichas respuestas y cuando se tienen ya se tienen otras prioridades, dejando que la situación continue.
Tiene mucha utilidad para las empresas poder definir previamente en qué se destinará el dinero de la caja chica. Un error común es no tener ningún tipo de guía o anticipación en este sentido. Es decir, carecer por completo de una política de gastos diarios definida. De alguna manera, esto condena a tu equipo de colaboradores a ir sin claridad en lo que respecta a los gastos diarios de la empresa.
Los gastos pequeños de todos los días se van sumando y generan en el mediano y largo plazo fugas de dinero para tu empresa. Y decimos “fugas” porque al no llevar un registro detallado de cada uno de esos desembolsos, por ejemplo, no se puede justificar en qué se gastó. Por lo tanto, es dinero que, de alguna manera, se pierde, porque es imposible darle seguimiento.
Por otro lado, en una organización que tiene un fondo de caja chica y que cualquier miembro de la empresa puede disponer de ese dinero cuando quiera y como quiera. Aunque luego justifique en qué se gastó ese efectivo, no es una manera eficiente de gestionar el presupuesto de desembolsos diarios. Esto deja como saldo la falta de registro de todos los consumos; gastos en cosas que no son realmente necesarias; y fugas de dinero, entre otras consecuencias.
Nos gustaría pensar que la contabilidad manual ya quedó en el pasado y que las compañías entendieron la importancia de la transformación digital aplicada a sus procesos, entre ellos, el control de gastos. Pero sabemos que todavía hay muchas organizaciones que no han dado el salto completo en todos sus procesos hacia la automatización y uso de servicios en la nube. En lugar de ello, siguen utilizando calculadora y libros contables en papel. Ya sabemos lo que puede pasar si se extravía esa clase de documento. Asimismo, los errores humanos son mayores. Cualquiera puede equivocarse al anotar un número o al hacer un cálculo manual.
Con mi micajachica.mx pretendemos atender estos problemas de una forma fácil a partir de hoy.